Возможности современных систем электронного документооборота

На современном рынке информационных технологий важное место принадлежит системам электронного документооборота (СЭД), в которых особенно нуждаются банки, государственные учреждения, крупные коммерческие организации, имеющие сеть филиалов. Необходимость электронного документооборота возникает у данных клиентов в первую очередь в связи с большими объемами обрабатываемой информации с целях автоматизации бизнес-процесса и увеличения производительности труда, распределения полномочий, предотвращения ошибок из-за потери или несвоевременной обработки информации, защиты не предназначенных для свободного доступа данных, стратегического анализа и принятия решений. Поскольку объем корпоративной информации в крупных коммерческих предприятиях и госучреждениях постоянно растет, электронная форма оборота и хранения документов является необходимым условием для успешного функционирования фирмы.

Системы электронного документооборота, внедряемые в организацию, призваны осуществить следующие цели:

• оптимизировать существующие рабочие процессы;
• создать единое пространство для хранения и обработки всей существующей документации фирмы;
• внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки;
• упростить поиск и обработку информации всеми сотрудниками компании;
• ускорить принятие исполнителями задач руководителей.

Поставленные цели требуют проведения целого комплекса мероприятий, связанных с исследованием процессов документооборота, унификацией форм предоставления информации, созданием хранилища документов других действий. Помимо всего прочего внедрение такой системы на предприятие должно сократить расходы на ведение документооборота.

Принимая решение относительно СЭД, заказчик может выбрать универсальную систему, решение на базе платформы, или же заказную разработку. К наиболее распространенным в России универсальным системам относятся DocsVision, Directum, PayDox, ДЕЛО, ЕВФРАТ, 1С:Документооборот. Помимо универсальных систем для электронного документооборота можно использовать такие программные средства, как Lotus Notes, MS Exchange, Novell GroupWise, а также специальные модули в составе корпоративных ИС.

Установка СЭД дает руководителям организаций широкие возможности для повышения эффективности ее деятельности. Они позволяют:

• обеспечить прозрачность бизнес-процессов;
• унифицировать работу с документами и оптимизировать их движение между структурными подразделениями;
• усилить контроль за работой сотрудников, автоматизировать системы менеджмента качества;
• снизить расходы на бумажный документооборот и оптимально объединить электронный и бумажный документооборот;
• облегчить взаимодействие специалистов различных подразделений;
• сократить сроки на обработку документации;
• принимать оптимальные управленческие решения, благодаря удобству анализа четко структурированной информации по всем бизнес-процессам и документообороту;
• объединить работу территориально удаленных от главного офиса подразделений, а также организовать электронные формы обмена документами с другими фирмами;
• повысить эффективность работы каждого сотрудника и организации в целом.