Организация базы знаний в компании

Многочисленные изменения и расширение деятельности компаний, новые стратегии, персонал и направления бизнеса ведут к накоплению всевозможной информации, быстрый поток которой необходимо грамотно структурировать, чтобы продуктивно использовать его в дальнейшем. Интеллектуальный капитал способствует укреплению позиций и значительно повышает конкурентоспособность предприятия любой сферы деятельности. Существующие в фирме знания используются во всех бизнес-процессах, в результате которых непрерывно рождаются новые информационные потоки, которые не всегда представлены в удобной форме.

Действенным инструментом решения подобных проблем являются электронные базы знаний, помогающие собрать все накопленные в процессе работы корпоративные данные и опыт сотрудников компании, и организовать эффективное управление ими — обеспечить сбор и хранение, поиск и распространение, а также своевременное обновление имеющейся информации.

Правильное управление знаниями является для большинства организаций непростой задачей, в выполнении которой ведущее место принадлежит именно корпоративным системам управления. В настоящее время существует ряд готовых решений в данной области, среди них IBM Information Management, Domino Document Manager, SAP Knowledge Management, Media Wiki, Hummigbird Knowledge Management и другие программные продукты, призванные упорядочивать накопленные знания и трансформировать их в успех компании.

В процессе формирования корпоративной базы знаний необходимо определить технические требования к ней (описать принципы администрирования базы, стандартизации и актуализации материалов, организации доступа), а также разработать ее архитектуру, то есть сформировать информационно-тематические блоки по различным направлениям работы фирмы. Особое внимание следует уделить разделу по описанию бизнес-процессов, где размещаются сведения о целях и стратегии, всех процессах деятельности, организационной структуре, а также библиотека внутренней документации (регламентов, инструкций, приложений и т.п.).

Использование базы знаний позволяет значительно экономить время, облегчить пользование нормативной документацией, ускорить адаптацию новых сотрудников, восстановить информацию в случае потери ее носителя, оптимизировать принятие управленческих решений.